Jak POMOCI firmě, aby zvládla komunikovat BEZ POMOCI

Když absolventi filmových škol dokončí studia, znají základ řemesla. Na to, aby uspěli v reálném provozu audiovizuálního průmyslu a dokázali získat finance pro své nápady, si potřebují osvojit ještě řadu měkkých dovedností. A také získat kontakty, bez kterých to prostě nejde. Inkubátor talentů MIDPOINT Institute jim pomáhá s obojím. Jen jim to neuměl na svém webu srozumitelně říct.

5 kroků pro účinnou firemní komunikaci (tvořenou in-house)

V době, kdy jsme se potkali, měl za sebou MIDPOINT Institute deset let zkušeností a síť čítající několik tisíc profesionálů. Ambicí bylo dále rozšířit spektrum nabízených služeb, překonat zakotvení ve středoevropském prostoru a nalákat více tvůrců i z dalších koutů Evropy. Podporou v tom měl být i nový web. Jeho vývoj přitom ve vedení institutu od začátku chápali jako příležitost k dalším změnám v komunikaci značky. A hledali někoho, kdo je celým procesem provede.

Krok 1

Změňte perspektivu

Těžištěm činnosti MIDPOINTu je pořádání tréninkových a konzultačních programů zaměřených na různé filmařské profese a různé fáze vývoje budoucího filmu/seriálu. O nabídce svých služeb tak byli historicky zvyklí uvažovat v kategoriích vlastních vnitřních kritérií – tedy především podle žánrů a realizovaných grantů. To se pak odrazilo i ve způsobu prezentace. Aby návštěvník zjistil, zda je konkrétní program pro něj, musel web projít skutečně pozorně, zkonzumovat množství obsahu – a často nakonec stejně skončil u toho, že raději napsal e-mail.

Nabídka musí být PRO NĚ!
Na první dobrou.

Řešení? Otočit perspektivu a podívat se na nabídku MIDPOINTu očima zákazníků. 

V jaké životní/profesní situaci se nacházejí?
Jaké mají potřeby a cíle?
Před jakými volbami stojí, jaké mají alternativy?
A v čem jsou pro ně služby MIDPOINTu jedinečné?

Během série workshopů s manažerkami a produkčními jsme hledali odpovědi na otázky směřující k samotné podstatě značky. Na jejich základě pak vznikla nejen nová struktura webu, ale i úplně nová obchodní argumentace.

Krok 2

Sestavení argumentace

Po mnoha debatách jsme služby MIDPOINTu sdružili do tří oblastí, kterým odpovídá členění na úvodní stránce. Vedle něj jsme navíc uživatelům nabídli flexibilní filtrování. Stačí dvě, tři kliknutí a návštěvník se hned dostane ke všem programům, které jsou pro něj relevantní.

Výsledek vypadá samozřejmě – k podobně elegantním řešením ale většinou (stejně jako v tomto případě) vede trnitá cesta a potřeba skutečně detailně pochopit nabídku a vcítit se do potřeb zákazníků.

Aby argumentace fungovala, musí být důvěryhodná.

MIDPOINT dosáhl za deset let existence skvělých výsledků, na webu ale úplně chyběly reference a důkazy o jeho kvalitách. Proč je neukázat?

Krok 3

Web musí pracovat pro vás, ne vy pro něj

Bolestí původního webu byla vedle obsahu také složitá administrace. Neohebné CMS kladlo značné nároky na koordinaci a některé i celkem rutinní obsahové změny nebylo možné provést bez zásahu kodéra.

Společně s programovými koordinátorkami MIDPOINTu jsme proto do hloubky řešili i systém správy webu a její navázání na vnitřní chod organizace. Odrazili jsme se od toho, že jsme do detailu rozpracovali standardní životní cyklus nabízených programů.

Na jeho základě jsme definovali 4 základní stavy programu, pro které jsme vytvořili ideální strukturu webové prezentace. V metaCMS JellyPot jsme vytvořili modulární systém s předdefinovanými bloky, které může administrátor libovolně přidávat, přesouvat či skrýt. Zároveň si nemusí lámat hlavu s designem ani s tím, že by svým zásahem mohl na webu něco rozbít.

Čemu nový web pomohl?

• Správa prezentace programů je jednodušší, flexibilnější a zvládne ji kterýkoli programový koordinátor (s původním složitým rozhraním se zvládla popasovat jen jedna členka týmu).
• Návštěvníci webu dostávají neustále aktuální a relevantní informace – v každé fázi programu.
• Zjednodušení zákaznického servisu: ubylo dotazů od zájemců a účastníků, protože struktura prezentace programu umožňuje přehledně předat všechny potřebné informace.
• Nově MIDPOINT promuje a získává zájemce o každý svůj program klidně i měsíce před otevřením příjmu přihlášek (dřív se promo spouštělo až s otevřením přihlášek). To zásadním způsobem usnadnilo práci marketérům.

Krok 4

Zprocesování propagace pořádaných programů

Komunikační a marketingové aktivity se v MIDPOINTu dělaly do značné míry intuitivně. Práce byla rozdělená mezi více lidí podle jednotlivých komunikačních kanálů či platforem a jen menší část procesů byla standardizovaná, takže se často znovu vymýšlelo kolo. A také se na veškeré grafické práce najímali externí dodavatelé, což zdržovalo provoz a stálo spoustu času při řešení revizí.

V návaznosti na životní cyklus programu jsme sestavili jeho podrobnou komunikační strategii. K jednotlivým fázím jsme doplnili, co, kdy a jakým kanálem komunikovat a pro jednotlivé touchpointy jsme vytvořili šablony a návody usnadňující tvorbu obsahu. Marketérům ubyla rutinní práce, a mají tak víc prostoru pro kreativu.

Krok 5

Zavedení nástrojů pro in-house tvorbu

Abychom pomohli MIDPOINTu snížit závislost na dodavatelích grafických prací, připravili jsme pro standardizované případy (příspěvky na sociální sítě, katalogy pro účastníky programů, inzerce apod.) grafické šablony.

Většinu běžné grafiky teď v MIDPOINTu zvládnou vytvořit sami ve Figmě (po krátkém zaškolení) a v PowerPointu, který vzhledem ke spotřebnímu charakteru katalogu udělá skoro stejnou službu jako profesionální grafické programy. A za nulové externí náklady.